Nous recherchons pour Soutenir les opérations de la société par le maintien de systèmes de bureau et la supervision du personnel. Encadrer et relayer l’information dans l’entreprise.

Responsabilités :

Administratif :

• Gérer la/les boite(s) mail mises à disposition, répondre aux demandes et/ou transférer aux services concernés en y assurant le suivi.
• Gérer le planning et les horaires du personnel de bureau. (front et back)
• Gestion administrative de tous les éléments se rapportant au bureau.
• Contrôler et maintenir un processus de travail équilibré à l’intérieur du bureau.
• Maintenir l’efficience et l’efficacité du bureau par la planification et la mise en œuvre de systèmes de bureau, de cadres de conduite et l’acquisition d’équipements spécifiques.
• Concevoir et mettre en œuvre des politiques de bureau en établissant des normes et des procédures, mesurer les résultats par rapport aux normes et faire les ajustements nécessaires.
• Remplir les exigences opérationnelles en planifiant et en affectant les employés à des taches appropriées.
• Assurer le suivi des résultats de travail du personnel de bureau (front et back) cfr descriptions de fonctions
• Assurer la disponibilité et le maintien du personnel de bureau par l’orientation et la formation des employés.
• Contrôler les factures émises. (prix, remises, etc,..)

Commercial:

• Participer à l’élaboration du plan commercial de l’entreprise avec les personnes concernées (crf réunions commerciales).
• Optimiser le volume des ventes.
• Suivre et analyser les résultats mensuels pour chaque zone attribuée suivant les outils définis par la direction commerciale.
• Définir et mettre en place des plans d’action commerciaux relatifs à des demandes particulières émanant des supérieurs.
• Entretenir des contacts fréquents avec les clients et prospects afin de créer une relation commerciale sur le long- terme entre Beal et la clientèle. (réseau de distribution, professionnels, prescripteurs) Ex : Nouveaux tarifs, nouveaux produits,..
• Tenir le client à jour et au courant à travers un reporting régulier. (mailing)
• Avoir une excellente connaissance de la dynamique des activités, fournir des prévisions régulières.
• Comprendre les besoins et nécessités des différentes industries liées aux activités.
• Collaborer étroitement avec les back office. (rapporter, informer, impliquer,..), les Account manager et le Sales Manager.
• Conseiller, diriger et assister la demande du client pour lui fournir une offre adaptée à ses besoins et en assurer le suivi en collaboration avec le back office.
• S’occuper du suivi de la clientèle et définir des solutions en cas de dysfonctionnements (livraison, garantie, règlement,..). avec les services concernés.
• Veiller à la relance les devis.
• Rapporter à la direction.
• Demander l’aval de la direction commerciale pour des offres spéciales (remises, gratuité,..)

Gestion du personnel :

• Motiver et organiser le personnel de bureau.
• Communiquer de manière journalière et hebdomadaire avec le personnel de bureau pour veiller à l’atteinte des objectifs et minimiser les erreurs.
• Contrôler le travail du personnel de bureau.
• Inculquer des méthodes de travail dynamiques, efficaces et proactives.
• Assurer le back up du personnel de bureau mis sous contrôle lors de leurs désistements au poste.
• Demander le renfort nécessaire.
• Gérer et assurer le bien-être du personnel de bureau ainsi que la vie dans l’entreprise

Qualité et Sécurité :

• Appliquer, respecter et participer à l’amélioration des procédures et modes opératoires en collaboration avec les services concernés.

Représentation :

• Support commercial en foire et chez les distributeurs si nécessaire
• Présentation vestimentaire de qualité.
• Utilisation effective des supports et présentations officiels mis à disposition (tablette, photos, échantillons, documents,…)
• Tenir son véhicule en ordre.
• Accueil des prospects VIP.

Communication :

• Rapporter à son supérieur.
• Relayer l’information et communiquer de manière régulière les documents internes et externes vers les personnes adéquates (client, personnel, account manager, direction,…) ex : Notes internes.
• Participer aux réunions stratégiques et de travail des services commerciaux.

Compétences nécessaires:

• Connaissances Linguistiques. (Français/Anglais/Néerlandais)
• Maitrise des outils bureautiques traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, Internet, Outlook.
• Connaissance de la gestion de projets.
• Orthographe impeccable.

Savoir Faire :

• Expression Orale et Ecrite de qualité.
• Travailler méthodiquement et rigoureusement.
• Gérer une équipe de vente.
• Communiquer aisément / Avoir un sens commercial développé.
• Hiérarchiser les urgences / Sens de l’organisation / S’adapter aux imprévus.
• Se tenir informé des évolutions du métier.
• Présenter une image positive de l’entreprise.
• Collaborer avec les équipes pluridisciplinaires.
• Prendre des décisions.
• Promouvoir le travail en équipe.
• Esprit d’entreprise / Esprit d’équipe.
• Faire preuve de créativité et d’innovation.
• Capacité à résoudre des problèmes.
• Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation.

• Excellent présentation.
• Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience.
• Résister au stress.
• Souplesse d’esprit.
• Maitrise de soi.
• Discrétion.

Offre :

• Un salaire conforme aux responsabilités de la fonction assorti d’une assurance-groupe et de chèques-repas.
• Un régime de travail 40h/semaine avec 12 jours de repos compensatoire.
• Un environnement de travail moderne, jeune et dynamique dans une société en pleine expansion.